Elektroniczny sposób wymiany dokumentów jest dużo łatwiejszy niż tradycyjny poprzez dokumenty papierowe, a także zdecydowanie tańszy. Zastosowania tego typu przynoszą wymierne korzyści szczególnie w obszarze zaopatrzenia, sprzedaży, logistyki i finansów. Oprócz redukcji kosztów obserwujemy skrócenie czasu realizacji zamówień, przyspieszenie procedur handlowych, usprawnienie obiegu płatności a także redukcję popełnianych błędów.
Chociaż rozwiązania tego typu nie przyjęły się jeszcze w pełni- szczególnie w Europie Środkowo-Wschodniej, sama idea wymiany dokumentów drogą elektroniczną pochodzi aż z 1968 roku. Zawdzięczamy ją Edowi Gilbertowi, który wraz z grupą pracowników Biura Udogodnień zdecydował się utworzyć Komitet Koordynacji Danych Przewozowych USA, którego głównym zadaniem była dbałość o jakość wymiany danych pomiędzy przedsiębiorstwami
Na gruncie europejskim rozwiązania EDI pojawiły się po raz pierwszy w latach 80-tych – początkowo w Anglii, następnie w Niemczech, Francji, Szwecji oraz na terenie Włoch. Pierwszy raz zastosowania EDI w Polsce wprowadziła firma Fiat Auto Poland, w 1996 roku, ale okres rozwoju tego typu rozwiązań przypada po 2000 roku.
System elektronicznej wymiany danych biznesowych rozwija się w takim tempie, że trudno go jednoznacznie zdefiniować, wynika to głównie z faktu, że rozwiązania dezaktualizują się w przeciągu kilku miesięcy. Zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej partnerzy takiej wymiany mają obowiązek zapewnienia ochrony danych osobowych oraz poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Konieczne jest także utworzenie tzw. załącznika technicznego do umowy, na podstawie, którego partnerzy handlowi wprowadzają między sobą elektroniczną wymianę danych.
Załącznik taki reguluje m.in.:
- wymogi operacyjne (sprzęt, środki komunikacji, kody zabezpieczające),
- środki bezpieczeństwa,
- sposób przechowywania wiadomości EDI,
- limity czasowe reakcji,
- procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji oraz wymogów technicznych,
- sposób rozwiązywania sporów.
Warto zaznaczyć, że system oparty na EDI to nie tylko elektroniczna wymiana faktur, ale także innych informacji biznesowych jak zamówień, zawiadomień, itd. Możliwa jest również wymiana pomiędzy systemami, które są oparte na innych rodzajach oprogramowania. Globalny standard, EDI jest znany jako Elektroniczna Wymiana Danych dla Potrzeb Administracji, Handlu i Transportu- UNI EDIFACT (Unique Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), który w Polsce opisany jest normą PN-90/T-20091. Składa się z pewnej liczby dokumentów EDIFACT pozwala na wzajemne porozumienie się systemów komputerowych- wysyłającego oraz odbiorcy towarów.
Obecnie pojawiło się rozwiązanie, które łączy nowe i stare technologie. Nowy język XML doskonale stosuje się do opisu danych jak i do automatycznej wymiany komunikatów elektronicznych- to właśnie podstawowa idea EDI. Realizowana przy wykorzystaniu sieci – format XML do reprezentacji treści komunikatów, numerów lokalizacyjnych ILN – do określania stron transakcji itd.
Zważywszy na liczne zalety elektronicznego systemu fakturowania – doświadczenia belgijskie mówią o 75% obniżeniu kosztów po przejściu z papierowego systemu fakturowania – możemy spodziewać się znaczącego rozwoju i spadku cen proponowanych rozwiązań, a także wzrostu konkurencji na rynku elektronicznej wymiany informacji.
Anna Juszczyk, Tomasz Kassel, Dwa sposoby e-fakturowania, CFO nr 6/2005
Bartosz Niedzielski CE Account Manager, http://nowetechnologie.comarch.com, 15.09.2006