Flota pod okiem zarządcy
Przeglądy, naprawy, ubezpieczenia i rozliczanie kosztów. Nie masz czasu, aby zajmować się swoimi firmowymi samochodami? A może po prostu chcesz na nich zaoszczędzić? Zatrudnij więc firmę, która będzie nimi zarządzać
Powiększyć swoją flotę samochodów można w tradycyjny sposób. Firma po prostu kupuje samochody i sama nimi zarządza. Jednak jest to rozwiązanie, które tylko pozornie wydaje się opłacalne. W rzeczywistości, przy dalszym rozwoju firmy i przy wzroście floty pojazdów, samodzielne zarządzanie samochodami może okazać się zbędnym obciążeniem dla przedsiębiorstwa. Posiadanie jednego samochodu jeszcze nie sprawia takich problemów. Ale jeżeli firma wraz z rozwojem kupuje kilka nowych, kłopoty mogą się pojawić. Rozliczenie kosztów ich wykorzystania może być trudne, bo wymaga obszernej dokumentacji. Dlatego dużo łatwiej od razu postawić na outsourcing.
Przede wszystkim oszczędności
Finansowanie floty w postaci zwykłego leasingu zaczyna wychodzić już z mody. Prosty wynajem pojazdów od ich właściciela powoli odchodzi w przeszłość i zaczyna ustępować miejsca nowocześniejszym formom polityki flotowej. Coraz bardziej liczą się usługi dodatkowe, kontrola nad dobrym serwisem, dostępnym w każdym miejscu w kraju, a przede wszystkim oszczędności. Te ostatnie dużo łatwiej osiągnąć przy usługach kompleksowych. – Współpracujemy z wieloma firmami, dzięki czemu części czy opony mamy dużo tańsze – mówi Paweł Kasprzyk, kierownik sprzedaży w firmie Samset, zajmującej się zarządzaniem flotą. – Wynajęcie firmy zewnętrznej jest najlepszym rozwiązaniem dla tych właścicieli firm, którzy chcą, aby ich pracownicy skoncentrowali się na działalności stricte biznesowej, oraz przy okazji chcą uprościć procedury księgowo-administracyjne – wyjaśnia Magdalena Reid z DaimlerChrysler Services Fleet Management.
Bardziej wymagający klienci wybierają wynajem długoterminowy, zwany inaczej Full Service Leasing. Polega on na tym, że firma zarządzająca flotą kupuje pojazdy, ubezpiecza je oraz zajmuje się pełnym zarządzaniem parkiem samochodowym. Obejmuje to m.in. obsługę serwisową samochodów, likwidację szkód komunikacyjnych, karty paliwowe, raporty menedżerskie oraz wiele innych usług. – Klient używa samochodu, płaci za to miesięczną ratę i nic więcej go nie interesuje. Całą resztą zajmujemy się my – mówi Paweł Kasprzyk. Obecnie na rynku aż 87 proc. firm korzystających z outsourcingu wybiera taką formę zarządzania flotą.
Przy takiej obsłudze floty pojawia się wiele uproszczeń. Zamiast dużej ilości faktur za serwisowanie pojawia się jedna lub dwie za całość floty. Firma wybierająca Full Service Leasing nie musi się angażować w proces likwidacji szkód komunikacyjnych. Ma także zapewnione doradztwo przy wyborze samochodów firmowych i w prowadzeniu polityki flotowej. Obsługa floty przez doradców technicznych pozwala dużo bardziej efektywnie wykorzystywać czas pracy kierowców, czyli np. przedstawicieli handlowych. Niektóre firmy pełnią całodobowe dyżury, podczas których jej pracownicy dbają o zapewnienie pomocy w każdej sytuacji, np. podczas awarii na trasie. – Z naszych doświadczeń wynika, że całkowite zarządzanie flotą pozwala uzyskać oszczędności na poziomie ok. 30-35 proc. w stosunku do tradycyjnych modelów zarządzania – mówi Jurand Filipczyk, dyrektor zarządzający Prime Car Management S.A.
Jeszcze się rozwiną
Zarządzanie może jednak odbywać się także na samochodach, które są własnością firmy zlecającej. Ten sposób zarządzania nazywany Car Fleet Management dotyczy bieżącego zarządzania parkiem samochodowym firmy. Klient sam dokonuje zakupu pojazdów i oddaje je w zarządzanie firmie zewnętrznej. Otrzymuje większość usług jak w wynajmie długoterminowym, czyli pełny serwis i opiekę techniczną, ubezpieczenie, likwidację szkód, raporty kosztów. – Na tę formę outsourcingu decydują się firmy, które perspektywicznie myślą o wynajmie długoterminowym, jednak na razie nie chcą przekazywać wszystkich świadczeń firmie zewnętrznej – mówi Jurand Filipczyk.
Oprócz zarządzania, firmy zajmują się także monitorowaniem kosztów wykorzystania aut. Rozwiązaniem, które pozwala na kontrolowanie pracowników pod względem wykorzystania firmowych samochodów, jest system GPS. Dzięki urządzeniu zawsze będziemy mogli znać miejsce przebywania samochodu, jego prędkość, ilość przejechanych kilometrów. – Możemy np. sprawdzić, ile kilometrów nasz pracownik przejechał podczas weekendu. Od razu wiemy, ile służbowego paliwa pracownik wykorzystał do swoich prywatnych celów – mówi Paweł Kasprzyk. Urządzenie GPS może nawet przygotowywać codzienne raporty, dzięki którym szef będzie wiedział, co jego pracownicy korzystający z samochodów robili poprzedniego dnia.
Z usług car fleet management w I kwartale 2005 r. korzystało ok. 2,5 tys. firm, które użytkowało flotę 42 tys. samochodów (raport Instytutu Flota Monitor). Jednak to dopiero początek jego rozwoju polskiego rynku. – Będzie się on nadal dynamicznie rozwijał, podążając w kierunku obserwowanym w Europie Zachodniej, gdzie zdecydowana większość samochodów w przedsiębiorstwach pochodzi od firm zajmujących się zarządzaniem flotą – mówi Magdalena Reid.
PAWEŁ BUCZKOWSKI
Najpopularniejsze wśród firm marki samochodów (raport za I kwartał 2005 r. przygotowany przez Instytut FlotaMonitor):
- Opel Astra II – 38 proc.
- Ford Focus – 38 proc.
- Toyota Corolla – 33 proc.
- Toyota Yaris – 33 proc.
- Renault Megane – 25 proc.
- Skoda Fabia – 17 proc.
- Ford Mondeo – 17 proc.
- Opel Corsa – 17 proc.
- Toyota Avensis – 17 proc.
Jakie korzyści z outsourcingu
Michał Ciemiecki, główny logistyk w Jutrzence S.A.: Jeszcze kilka lat temu w ramach polskich przedsiębiorstw funkcjonowało wiele służb niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością danej organizacji. Na ogół nie było wówczas wyspecjalizowanych firm, z którymi można by było współpracować w danym obszarze (np. transport, warsztaty samochodowe, obsługa magazynowa). Jednak obecnie zauważa się już bardzo wyraźną tendencję do koncentracji na podstawowej działalności przedsiębiorstwa (core-business) i przekazywaniu służb pomocniczych do wyspecjalizowanych firm. Decyzja w zakresie outsourcingu usług transportowo-logistycznych jest zdecydowanie strategiczną decyzją przedsiębiorstwa. Likwidacja własnego transportu, czego konsekwencją jest sprzedaż pojazdów i zwolnienia pracowników powodują, że powrót do stanu pierwotnego jest bardzo trudny. W przypadku Jutrzenki decyzja w zakresie oddania usług logistycznych firmie Schenker poparta była bardzo dokładnymi analizami. Jedną z bardziej istotnych kwestii z pewnością były argumenty finansowe i to im w naszej wieloskładnikowej analizie nadaliśmy najwyższą wagę. Wyspecjalizowany operator logistyczny posiada odpowiednią sieć terminali, co zapewnia możliwość organizacji ładunków powrotnych. Przedsiębiorstwo produkcyjne, dysponujące własnym transportem, nie jest w stanie tego dokonać. Już chociażby dlatego oddanie na zewnątrz transportu rzeczywiście może się finansowo opłacać. Duże firmy logistyczne posiadają również swoje godziny awizacji w największych sieciach handlowych, co zapewnia sprawny i szybki rozładunek produktów i poprawia poziom obsługi klienta. W przypadku outsourcingu przestajemy również interesować się takimi sprawami, jak czas pracy kierowców (normowane Ustawą o transporcie drogowym), normy spalania pojazdów, naprawy aut itp. Wszystko to sprawia, że decyzja, czy oddać firmie zewnętrznej obsługę w zakresie transportu, jest na pewno godna rozważenia. Z drugiej jednak strony pamiętajmy, że nasza firma będzie tylko jedną z bardzo wielu obsługiwanych. Mogą zdarzyć się pomyłki w dostawach, zamiany palet, opóźniania, reklamacje ilościowe i jakościowe. Pamiętajmy, że nasz wpływ na zewnętrznego operatora jest bardziej ograniczony niż na "własnych" kierowców. Dlatego też bardzo ważne jest budowanie dobrych wzajemnych relacji, aby wszelkie, często trudne sytuacje rozwiązywać na zasadzie dialogu i wypracowywania procedur pozwalających na stałą poprawę jakości współpracy.
NOT. BOS
Więcej: LOGISTYKA – dodatek do Gazety Wyborczej z dnia 21-09-2005
