– Pomijając aspekt sposobu finansowania nabycia samochodów (zakup za gotówkę, na raty, w leasingu operacyjnym czy w wynajmie długoterminowym) i związanych z nią grup kosztów – ważną kwestią pozostaje analiza TCO w dalszym administrowaniu flotą. Wszak na cenie zakupu nie kończy się inwestycja przedsiębiorstwa – mówi Paul Gogoliński, członek zarządu Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów.
TCO obejmuje wszystkie elementy kosztotwórcze, zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. Do kosztów bezpośrednich należą składowe związane zarządzaniem pojazdami: zakup paliwa, bieżące naprawy, przechowywanie i wymiana opon (dwukrotnie w ciągu roku), samochody zastępcze, ubezpieczenia, assistance i naprawy powypadkowe, amortyzacja oraz – element niekiedy pomijany w kalkulacjach kosztów – pozbycie się pojazdów po ustalonym okresie eksploatacji. Koszty pośrednie obejmują pracę działu flotowego przedsiębiorstwa, m.in. negocjacji z dostawcami usług, selekcji, analizy i archiwizowania informacji w bazach danych oraz bieżącej administracji.
TCO samodzielnie zarządzanej floty
Główna część kosztów funkcjonowania wewnętrznego działu zarządzania flotą jest związana z utrzymaniem pracowników, obejmującym: wynagrodzenia, nagrody i premie, rekrutacje i odprawy (w przypadku redukcji zatrudnienia), zwolnienia chorobowe itp. Kolejnym kosztem są okresowe szkolenia personelu oraz grupa liczonych proporcjonalnie wydatków administracyjnych: wynagrodzenia pracowników działu HR, księgowości, zarządu czy – okresowo – zewnętrznych audytorów. Ostatnią grupą kosztów są – często pomijane w analizie TCO – stałe koszty funkcjonowania działu: proporcjonalny czynsz za pomieszczenia, wyposażenie i oprogramowanie IT, meble i sprzęt biurowy, wydatki bieżące (np. rozmowy telefoniczne) czy zużywana energia.
TCO zewnętrznego zarządzania flotą
Przekazanie zarządzania samochodami firmie wyspecjalizowanej w usługach Car Fleet Management (CFM), jest jednym ze sposobów na walkę z recesją. Analiza TCO pozwala przedsiębiorstwu użytkującemu flotę poznać bilans zysków i strat takiej współpracy – wyjaśnia Leszek Pomorski, prezes Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów.
Po stronie kosztów outsourcingu zarządzania są wydatki organizacyjne, związane z obsługą kontraktu (przygotowanie strategii, powołanie pracowników do współpracy z outsourcerem, redukcja etatów, szkolenia) oraz finansowe – koszt indywidualnie negocjowanego kontraktu.
Po stronie zysków możemy zapisać ograniczenie lub zniwelowanie wszystkich kosztotwórczych składników samodzielnego zarządzania flotą przez wewnętrzny dział w firmie – od kosztów pracowniczych po administracyjne i operacyjne. Wymierne oszczędności dają również niższe ceny aut. Firmy zajmujące się wynajmem i leasingiem pojazdów współpracują z producentami samochodów i dzięki dużym zamówieniom otrzymują rabaty – sięgające nawet 20%. I taką wartość mogą również osiągnąć oszczędności, wynikające ze współpracy z dostawcą usług wynajmu długoterminowego. Są to więc wymierne finansowe korzyści, które łatwo zestawić z kosztami outsourcingu.
– Oszczędności dla klientów wynikają również z faktu, że otrzymują produkt „szyty na miarę” – przygotowany i dostosowany do ich potrzeb. Nie muszą więc płacić za dodatkowe usługi, których nie potrzebują, a ich polityka flotowa staje się przejrzysta. Oddając park pojazdów w ręce fachowców, firmy zyskują: samochody w niższej cenie, zaplanowany i stabilny budżet na kolejne 3-4 lata, ubezpieczenie od utraty wartości rezydualnej, starannie dopasowane do potrzeb usługi, a do tego więcej czasu, który można przeznaczyć na rozwój biznesu – dodaje Leszek Pomorski.
Wybór firmy zarządzającej flotą
Zewnętrzne zarządzanie pozwala również na ograniczenie innych kosztów: dział księgowości otrzymuje w miesiącu jedną fakturę zamiast kilkudziesięciu, odpowiedzialność za funkcjonowanie firmowej floty przejmuje firma CFM, a klient może skupić się na swojej głównej działalności biznesowej. Na każdym etapie analizy warunków współpracy, pomocą służą także firmy CFM.
– Istnieje kilka podstawowych kryteriów wyboru dostawcy usług wynajmu długoterminowego pojazdów. Podczas pierwszego etapu selekcji starajmy się zdobyć jak najwięcej informacji o firmach, których oferty nas zainteresowały: publikacje w prasie fachowej i rankingi, tworzone na podstawie wskaźników zaufania i satysfakcji klientów – wyjaśnia Paul Gogoliński.
Dodatkowym atutem jest przynależność potencjalnego kontrahenta do organizacji branżowych, np. Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Daje to klientowi pewność, że dana firma przestrzega zasad etyki w biznesie oraz wysokich standardów.
Dopiero po wstępnym wybraniu kilku kandydatów warto przyjrzeć się bliżej ich ofercie, pamiętając, że niska cena nie zawsze przekłada się na jakość usług i sprawność obsługi. W okresie recesji istotna jest również wiarygodność i stabilność finansowa usługodawcy.
