Królestwo danych
Stara maksyma głosi: kto szybszy, ten lepszy. Ta zasada odnosi się także do biznesu – wygrywa ten, kto lepiej odpowiada na sygnały rynku, przy tym maksymalnie redukuje czas i energię. By to osiągnąć, trzeba przejąć kontrolę nad ważnym zasobem firmy – informacją
Starania firm w tym względzie wspomagają systemy klasy ERP. Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa to system informatyczny, zbiór aplikacji i modułów, które pozwalają integrować kluczowe procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.
– ERP dotyka wszystkich komórek w firmie. Jego istotą jest pełna integracja informacji na zasadzie "handlowiec wystawia fakturę, a księgowa już to widzi" – wyjaśnia Marek Jurkowski z Comarch. – Chodzi o skrócenie łańcucha obiegu informacji. Na przykład zapotrzebowanie rynku, czyli zamówienie musi być automatycznie przekształcane w zapotrzebowanie dostaw – dodaje.
Zintegrowane Systemy Informatyczne klasy ERP ukształtowały się w latach 90. i są mutacją systemów klasy MRP oraz MRP II. Sama koncepcja rozwijała się wraz z potrzebami rynku, a do systemu dodawano kolejne moduły i aplikacje.
ERP pozwala na integrację i usprawnienie obszarów działania przedsiębiorstwa, takich jak: finanse i księgowość, zarządzanie personelem, produkcja (tworzenie budżetu dla każdego procesu produkcyjnego, obsługa magazynu), zakupy (rejestracja wszelkich informacji o zakupach, partiach towarów, rezerwacjach, wyznaczanie krytycznego poziomu zasobów i zapasów). Przedsiębiorca może oprócz podstawowego "pakietu" wybrać takie rozwiązania, które najbardziej odpowiadają specyfice branży, w jakiej działa. W nowoczesnych aplikacjach ERP pracujących on-line informacje są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne w momencie podejmowania decyzji.
– Jest to także bardzo przydatne rozwiązanie dla firm, które zatrudniają akwizytorów czy przedstawicieli handlowych. Wystarczy, że pracownik ma ze sobą laptopa. Dzięki ERP może sprawdzić, co ma do zaoferowania i wychodząc od klienta wysłać zamówienie do centrali, która automatycznie wysyła towar – mówi Jurkowski.
Jednak ERP to przepływ informacji nie tylko wewnątrz jednego przedsiębiorstwa. Współczesne systemy pozwalają na współpracę między firmami poprzez obsługę łańcucha dostaw i outsourcingu. Dzięki zintegrowanym systemom ERP można patrzeć także w przyszłość – przeprowadzać symulację różnych działań, dokonywać ich analizy oraz obserwować skutki.
Jakie korzyści przynosi użytkowanie systemów klasy ERP? Przede wszystkim oszczędności. Niższe koszty procesów biznesowych powiązanych z zamówieniami dają większy zysk – sumy wydawane na działalność przedsiębiorstwa maleją o 10-15 proc. Im mniej zapasów w magazynach, tym mniej (około 20 proc.) zapłacimy za ich utrzymanie. Obsługa klientów on-line redukuje czas i koszty (średnio o 4 dolary) ich obsługi. Oznacza to dodatkowe oszczędności w zakresie utrzymania handlowców. Dzięki sprzedaży kanałami on-line, podwyższa się o 20 proc. jej wartość i efektywność. Trzeba jednak pamiętać, że ERP nie jest złotym środkiem na problemy związane z prowadzeniem firmy, lecz przede wszystkim narzędziem dostarczającym pełnej informacji. Aby działał poprawnie, trzeba go umiejętnie dopasować do struktur przedsiębiorstwa.
JOANNA JAŁOWIEC
Jak to robią inni?
Grzegorz Sekuła, kierownik logistyki sklepu Ikea Kraków: Ikea wypracowała własny system wspomagający zarządzanie zapasami towaru o nazwie MHS. System komputerowy otrzymuje dane i na bieżąco kalkuluje ilość towaru w sklepie. Zapamiętuje historię sprzedaży i na tej podstawie przewiduje sprzedaż w przyszłości. Kiedy jest np. przecena, można dodatkowo dla konkretnego produktu zarejestrować parametr, który pokaże komputerowi, że spodziewamy się dużej sprzedaży. Istnieje też pojęcie lead-time, czyli czas od momentu zamówienia do dostarczenia produktu. Dla magazynu centralnego w Jarostach i dla sklepu w Krakowie LT wynosi pół tygodnia. W praktyce oznacza to, że po czterech dniach od zamówienia dostajemy towar. Dzięki temu nie są potrzebne duże zapasy. Każdy dostawca, a co za tym idzie produkt, ma swój LT. Na podstawie przewidywanej sprzedaży, historii sprzedaży oraz terminu lead-time jest kalkulowany tzw. ordering point, czyli punkt, w którym stan zapasów osiąga moment krytyczny i wtedy system generuje zamówienie. Większością zamówień steruje komputer, natomiast w przypadku np. produktów nie będących w ciągłej sprzedaży – system wysyła propozycję zamówienia, którą musi potwierdzić człowiek. Jeśli chodzi o przepływ informacji magazyn – sklep, to jest coś takiego jak sale space capacity. Każdy produkt ma określony parametr: ile towaru mieści się w miejscu sprzedaży, np. poduszek w koszu czy talerzy na półce. System widząc sprzedaż, generuje zamówienie, aby wypełnić miejsce sprzedaży. Optymalne rozwiązanie jest wtedy, gdy towar przyjeżdżający do sklepu omija magazyn i trafia prosto na sklepowe półki. Dzięki temu w magazynie mamy miejsce na przedmioty dostarczane przez producentów o długim lead-time, np. sofy oraz towary strategiczne, których zapas musimy mieć w sklepie.
Przykładowe zastosowania modułów ERP
Moduł import
Obsługuje pełny obieg dokumentów importowych, począwszy od zamówień, poprzez faktury od dostawcy, przejście towaru przez skład celny, aż do wprowadzenia zasobów do magazynu i odpowiedniego zaksięgowania dokumentów wraz z rozliczeniem płatności. System umożliwia też przeprowadzenie procedury importu w sposób uproszczony, z pominięciem składu celnego.
Internetowa Karta Pracownika
Aplikacja współpracująca z modułem Płace i Kadry. Pozwala rejestrować zdalnie czas pracy pracowników. Informacja o przepracowanym czasie jest automatycznie zapisywana i wykorzystywana przy naliczaniu wynagrodzeń. Intranetowe Karty Pracy stanowią narzędzie do bezpośredniego opisu analitycznego czasu pracy poszczególnych pracowników.
Moduł Księgowy
Pozwala na automatyczne księgowanie różnego rodzaju dokumentów i wartości (faktur, dokumentów SAD, raportów kasowych, list płac, kosztów własnych sprzedaży i innych) wraz z kontrolą poprawności zapisów. Istnieje możliwość wprowadzenia Bilansu Otwarcia w dowolnym momencie okresu obrachunkowego. W każdej chwili można sprawdzić historię transakcji i rozliczeń z kontrahentem, obroty, stany kont na dowolny dzień roku obrotowego z uwzględnieniem dowolnego okresu. Preliminarz płatności pozwala firmie planować jej zapotrzebowanie na środki pieniężne oraz zarządzać płatnościami i zasobami gotówkowymi.
Na przykładzie systemu CDN XL Comarch
Więcej: LOGISTYKA – dodatek do Gazety Wyborczej z dnia 21-09-2005
