W ramach II Forum Zakupowego POLZAK, ARAIA, firma konsultingowa wyspecjalizowana w zarządzaniu zaopatrzeniem, zaprezentowała własne “skuteczne techniki optymalizacji kosztów zakupu na poziomie strategicznym”. Zawarła je w tzw. 12 dźwigniach zakupowych.
Dźwignie zakupowe to zestaw technik służących zoptymalizowaniu wydatków. Ich celem jest maksymalizowanie oszczędności. Powstały w wyniku połączenia wiedzy teoretycznej oraz praktyk firmy ARAIA wywodzących się z pracy z różnymi klientami, reprezentującymi wiele sektorów rynkowych.
Wybór dźwigni jest poprzedzony analizą zakupów klienta oraz rynków każdej branej pod uwagę grupy produktowej. Na tej podstawie zostaje opracowana strategia optymalizacji. Zawiera ona założenia wykorzystania jednej lub kilku dźwigni.
W zależności od potrzeb klienta, 12 dźwigni pogrupowanych jest w trzy zespoły. Pierwszy to dźwignie komercyjne, a wśród nich: łączenie asortymentów, struktura kosztów, poszukiwanie źródeł dostaw, negocjacje. Kolejną grupą są dźwignie operacyjne: optymalizacja logistyki, optymalizacja informacji, optymalizacja relacji, kontroling. Ostatni zespół stanowią dźwignie techniczne, wśród których znajduje się upraszczanie, standaryzacja, przeprojektowanie i wytwarzanie “LEAN”.
Dla lepszego zrozumienia idei dźwigni zakupowych skupmy się na jednej z nich – przeprojektowaniu. ARAIA podaje, że “w procesach projektowania na nowo lub przeprojektowania, rolą działu zakupów jest zróżnicowanie odpowiednich potrzeb funkcjonalnych z rozwiązaniami technicznymi w odniesieniu do celów kosztowych dla danego produktu/usługi lub inwestycji.”
W podejściu tym stosuje się rygorystyczną metodologię, obejmującą analizę funkcjonalną oraz analizę wartości. Dzięki temu można zdefiniować specyfikacje funkcjonalne, przedefiniować specyfikacje techniczne oraz negocjować cele kosztowe. Przeprojektowanie zorientowane na koszty polega na zespołowej pracy interdyscyplinarnej (sprzedaż, marketing, produkcja, badania i rozwój, serwis). Uwzględnia się całkowity koszt rozwiązania.
Pomocna w uchwyceniu roli dźwigni może okazać się analiza przypadku:
Funkcjonująca na rynku firma będąca jednym z największych producentów wózków widłowych oraz nowoczesnych rozwiązań logistycznych zamierza zredukować koszty kabiny do wózków widłowych.
Z podanych informacji wynika, że wartość zakupowa waha się w granicach 15 mln euro. Obecny dostawca jest odpowiedzialny za całość pod-montażu kabin i osiągnął pozycję monopolistyczną. Kompletny produkt składa się z zadaszenia oraz sub-komponentów, które tworzą różne grupy produktowe. Wiadomo również, że istnieje ponad 1500 konfiguracji kabin. Wadą sytuacji jest nieprzejrzysta struktura kosztów, a poważnym ograniczeniem brak możliwości przekazania rysunków technicznych innym dostawcom.
Zadaniem firmy konsultingowej jest zredukowanie kosztów kabiny do wózków widłowych w środowisku monopolistycznego rynku.
Zgodnie z koncepcją 12 dźwigni, firma ARAIA decyduje się na zastosowanie przeprojektowania. Pierwszym etapem jest analiza struktury kosztów. Po wyłonieniu 8 grup produktowych oraz analizie kosztów całego procesu produkcyjnego i obsługi po stronie dostawcy, można przejść do identyfikacji kosztów ogólnych.
Po zamknięciu tego etapu pora na badania i analizy rynku. Tutaj działania rozpoczynają się od kontaktu ze 150 dostawcami w przeciągu 3 miesięcy, później benchmarkingu 70 dostawców z 8 różnych grup produktowych. Do analizy zostaje 28 zakwalifikowanych ofert i po odbyciu 20 spotkań kwalifikujących okazuje się, że zebrano głównie oferty od dostawców z Europy Zachodniej. Na podstawie cen rynkowych identyfikuje się oszczędności wynoszące od kilkunastu do kilkudziesięciu procent (np. drzwi PVC 72%, oświetlenie 65%).
Kolejnym punktem jest przeprowadzenie negocjacji z dostawcą. Proponuje mu się redukcję kosztów o 25%, przedłożenie kalkulacji kosztów w celu uzyskania możliwości ich śledzenia, otwarte i innowacyjne podejście nakierowane na systematyczną obniżkę kosztów, długoletnią współpracę oraz przekazanie dokumentacji technicznej. Dostawca odmawia współpracy na powyższych zasadach.
Taki obrót sprawy decyduje o przeprowadzeniu burzy mózgów i ocenie alternatywnych pomysłów. Ponieważ obecny dostawca okazuje się mało elastyczny, pada decyzja przeprowadzenia warsztatu, na których rozwija się ideę “Redesign-To-Cost”, czyli wprowadzenia nowej specyfikacji poszczególnych komponentów w celu znalezienia tańszych źródeł ich zaopatrzenia. W efekcie tego identyfikuje się oszczędności, które będzie można osiągnąć dzięki “RTC”.
W ostatnim etapie wypracowuje się strategię (w trzech wariantach) i przedstawia ją do decyzji klientowi.
Po podjęciu decyzji pozostaje wdrożenie montażu wybranych komponentów. Zwraca się uwagę na “Redesign-To-Cost” – zmiany w specyfikacji technicznej kabin mające na celu wprowadzenie tańszych rozwiązań natychmiast po rozpoczęciu własnej produkcji. W celu zabezpieczenia wypracowanego rozwiązania, proponuje się wspólną kontynuację projektu przez kolejne 3 miesiące. To samo dotyczy kontynuacji insourcingu montażu kabin.
Przykład 12 dźwigni zakupowych pokazuje, że w tak prężnie rozwijającej się branży jaką jest TSL, znajduje się wystarczająco dużo miejsca na wprowadzanie nowych technik optymalizacyjnych. Z pewnością już niedługo doczekamy się odpowiedzi konkurencji na ofertę ARAIA.
e-Logistyka
Źródło: Prezentacja "Skuteczne techniki optymalizacji kosztów zakupu na poziomie strategicznym" firmy ARAIA
