Dzisiejszy świat biznesu wymaga od menadżerów podejmowania taktycznych decyzji opierając się na dostępnych informacjach. Aby sprostać wymaganiom rynku, decyzje podejmowane są szybko.
Dlatego zgromadzony kapitał informacyjny ma szczególne znaczenie dla działalności każdej organizacji.
Do podejmowania właściwych decyzji potrzeba rzetelnych i aktualnych informacji, uzyskiwanych w procesie raportowania operacyjnego i strategicznego.
Od wielu lat w zarządzaniu procesami biznesowymi z pomocą przychodzą firmy informatyczne, dostarczając dedykowane oprogramowanie, dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa, które ułatwiają, a w niektórych przypadkach umożliwiają procesy logistyczne zachodzące w firmie.
Oferowane przez firmy informatyczne, systemy typu Business Intelligence i wdrożenie ich tam, gdzie występują ogromne zasoby informacji, nie tylko optymalizują procesy biznesowe, ale także poprzez integrowanie poszczególnych czynników maksymalizują zyski i minimalizują koszty. Dzisiejsze rozwiązania Business Intelligence umożliwiają wizualizację zbiorów danych i przeobrażenie ich w pożądaną wiedzę, informację. Wiedza ta pozwala taktycznie pokierować działaniami firmy i dopasować odpowiednią, dla danego momentu, strategię biznesową, by przetrwać i zwiększyć przewagę nad konkurencją.
Dostępne na rynku oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami i planowanie zadań, rejestracja i kontrola czasu pracy oraz systemy wspierające zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów znajdą zastosowanie w każdej organizacji. Wymierne korzyści jakie wnosi wdrożenie efektywnego i dopasowanego do specyfiki przedsiębiorstwa oprogramowania są w krótkim czasie zauważalne. Przykładowy system RCP dostarczy nam zagregowanych informacji na temat ilości czasu poświęconego na dany projekt czy zlecenie oraz analitycznie: który pracownik, kiedy i ile czasu poświęcił na zrealizowanie określonej czynności.
Przyporządkowanie kosztów pracy, do odpowiedniego miejsca powstawania kosztów pozwala na lepsze i efektywniejsze zarządzanie kapitałem organizacji.
System monitoruje za pomocą kart zbliżeniowych wejście/wyjście pracowników oraz posiada moduł kontroli dostępu, zwiększając bezpieczeństwo w firmie. Ewidencja czasu pracy dyscyplinuje pracowników oraz obniża koszty, które ponosi pracodawca, gdy pracownicy spóźniają się lub wcześniej opuszczają miejsce pracy.
System ten jest również komfortowym narzędziem dla pracowników. Dzięki swojej funkcjonalności pozwala na uelastycznienie godzin pracy.
Precyzyjne rozliczanie czasu pracy oraz automatyczne planowanie harmonogramu pracy zmianowej pozwala na oszczędność czasu i zautomatyzowanie mozolnego planowania harmonogramu pracy. Automatyzacja tego typu zakresu jest inwestycją długofalową, jednakże od początku wdrożenia zaczyna przynosić korzyści.
Z kolei system wspierający zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów przyspiesza pracę i wymianę informacji oraz dokumentów w strukturze firmy.
Elektroniczny obieg informacji usprawnia pracę dzięki szybkiemu przekazaniu dokumentu do osób zainteresowanych wewnątrz organizacji. Zaletą takiego systemu jest poznanie ścieżki dokumentów, czyli ich ewidencja.
System zwiększa efektywność działania przez wspomaganie procesu kierowania ludźmi.
Niewątpliwą cechą tych systemów jest łatwy, hierarchiczny dostęp do wszystkich informacji i dokumentów tworzonych podczas obsługi procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
Przedstawione systemy pozwalają na uzyskanie dokładnej analizy przedsiębiorstwa, czyli: zasobów ludzkich, struktury organizacji oraz majątku, co pozwala na pewne zarządzanie przedsiębiorstwem.
Nowoczesne przedsiębiorstwa są świadome jak istotną rolę, w zarządzaniu, odgrywają systemy informatyczne. Te które skorzystały z dobrodziejstw komputeryzacji i wdrożyły elektroniczne systemy, wiedzą, że informatyzacja procesów biznesowych jest korzysta i co najważniejsze … nieunikniona.
Magdalena Malec-Leśnik
magdalena.malec@alan-systems.com
Autor jest pracownikiem firmy ALAN-SYSTEMS Sp. z o.o.
