1. Mapa potrzeb
Podstawowym błędem popełnianym często w przypadku podejmowania decyzji o wyborze rozwiązań informatycznych do firmy jest postawienie kryterium ceny. W pierwszej kolejności należy wytypować zespół projektowy, składający się z przedstawicieli poszczególnych działów firmy, którzy bezpośrednio i pośrednio odpowiadają za zarządzanie łańcuchem dostaw. Zespół ten powinien opracować szczegółową mapę potrzeb i priorytetów, by dokładnie określić jakie funkcjonalności powinien posiadać system. To także podstawa do stworzenia precyzyjnych kryteriów wyboru dostawcy oprogramowania. Wysokiej klasy aplikacje do obsługi transportu powinny oferować wsparcie dla działu logistyki na każdym z etapów: od wystawiania zamówień na transport przez dział handlowy, przez komunikację z przewoźnikami, możliwość wystawiania dokumentacji przewozowej, aż po zarządzanie procesami załadunku i rozładunku na terenie zakładu produkcyjnego, czyli tzw. yard management. – podpowiada Sławomir Woźniak, dyrektor ds. sprzedaży marki SOOT – Większość tego typu rozwiązań dostępnych na rynku umożliwia stałą komunikację online z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci, co znacznie ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami działu logistyki a spedytorami i poszczególnymi kierowcami. Dodatkowym atutem tego typu oprogramowania są wbudowane moduły aukcyjne, które pozwalają transparentnie negocjować ceny z wybraną grupą firm transportowych, co przekłada się na znaczne oszczędności.
2. W gąszczu ofert
Następnym etapem powinna być szczegółowa analiza systemów dostępnych na rynku. Zanim jednak przejdziemy do wysyłania zapytań ofertowych do poszczególnych firm, warto zwrócić uwagę na publikowane raporty i studia przypadku publikowane przez nie w magazynach branżowych i w Internecie. Ważnym elementem decydującym o wyborze systemu powinno być także doświadczenie i kompetencje producentów oprogramowania. Świadczyć mogą o nim referencje i oceny ich dotychczasowych klientów. Warto poszukać także opinii o producencie na forach internetowych, gdzie spontaniczne wypowiedzi użytkowników oprogramowania powiedzą nam więcej niż listy referencyjne ze strony internetowej.
3. Integracja
Prócz kluczowych funkcjonalności warto zwrócić uwagę na możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi, z których już korzysta firma. Systemy zarządzania łańcuchem dostaw dla sprawnego funkcjonowania powinny być kompatybilne z systemami klasy ERP, czyli systemami służącymi do planowania zasobów przedsiębiorstwa (magazynowanie, zarządzanie zapasami, planowanie produkcji, a także księgowość, finanse, zarządzanie relacjami z klientami etc.). Dzięki czemu uzyskujemy wielofunkcyjne narzędzie do zarządzania transportem, który poprzez automatyczną synchronizację danych pozwoli zaoszczędzić czas i usprawnia pracę zarówno po stronie działu logistyki, jak i firm spedycyjnych.
4. Cena ma znaczenie
Posiadając tak precyzyjnie wyłonioną listę systemów przechodzimy do kolejnej fazy, na którą składa się prezentacja ofert handlowych i negocjacje. W trakcie spotkań z przedstawicielami producentów oprogramowania warto zweryfikować na ile firma zna problematykę branży logistycznej, jak system wypada w testach funkcjonalnych przedsiębiorstw o profilu organizacyjnym podobnym do naszego, a wreszcie, jakie są zasady obsługi serwisowej w ramach współpracy. Pytanie powinno również dotyczyć możliwości rozliczania. Aplikacje obsługujące zlecenia transportowe są dostępne w dwóch wariantach rozliczeniowych: przy wdrożeniu stacjonarnym firma ponosi jednorazowy koszt implementacji – wyjaśnia Sławomir Woźniak z SOOT.pl.- Drugi model najczęściej stosowany w przypadku usług typu SaaS (ang. oprogramowanie jako usługa) to rozliczenie ryczałtowe, wygodne szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, ze względu na niższe koszty. Pozostają zatem negocjacje warunków umowy, analiza prawna i merytoryczna dokumentacji i jej finalne podpisanie.
