Nowoczesne centra dystrybucji, a logistyka

    0
    332

    Nowoczesne centra dystrybucji, a logistyka – Logistyka wewnętrzna każdego centrum dystrybucji opiera się na kilku podstawowych działaniach operacyjnych, do których należą:

    1. przyjęcie towaru,
    2. składowanie i przygotowanie towaru,
    3. wewnętrzne operacje,
    4. wysyłka towaru.

                   Czynności te wymagają odpowiednich dokumentów potwierdzających rozliczenia z producentami, czy klientami, jak również dokumentów potwierdzających wykonane działania na magazynie.
    Pierwszym działaniem jest przyjęcie towaru do magazynu. Producenci kilka dni przed dostawą kontaktują się z magazynem w celu ustalenia godziny dostawy. Jeśli dostawca zgłosił się, co najmniej 15min przed ustalona godziną to centrum ma obowiązek przyjąć dostawę o ustalonej godzinie awizacji. Są takie centra dystrybucji, które mają ustalone z dostawcami stałe godziny awizacji, aż do odwołania. W przypadku, gdy pojazd nie dotarł na wyznaczoną godzinę obowiązuje tzw. „opóźniona awizacja”- pojazdy muszą czekać na rozładunek w kolejności przyjazdu. Następnie kierowca musi udać się do biura rejestracji dostaw i tam przekazuje dowód dostawy (WZ). Dokument ten zawiera numer zamówienia odbiorcy oraz dokładną specyfikację towarową, która  zawiera numer artykułu klienta, nazwę artykułu, ilość sztuk, kartonów, czy też palet. Jest kilka metod wzywania samochodów pod rampę rozładunkową. Kierowca może być wezwany przez pracownika ochrony, a w niektórych centrach dystrybucyjnych pracownik sam idzie po samochód. Są też takie centra, w których wyświetlane są numerki porządkowe wraz z numerem rampy. Każde centrum ma swoje indywidualne procedury dotyczące rozładunku i przyjęcia towaru. W niektórych centrach kierowca jest obecny przy sprawdzaniu towaru, a w innych nie ma takiej możliwości.

    Jest kilka zasadniczych elementów, które są sprawdzane podczas przyjęcia towaru:
    • czy dany towar na paletach nie jest uszkodzony;
    • ilość sztuk i jednostek przyjętych artykułów z dokumentem wystawionym przez dostawcę;
    • rodzaju, ilości i jakości palet;
    • daty ważności w przypadku towarów spożywczych;
    • temperatury w samochodzie, naczepie i temperatury artykułów w przypadku produktów mrożonych;

    Wszystkie różnice pomiędzy ilościami rzeczywistymi, a ilościami podanymi na WZ należy odnotować na tym dokumencie lub na innym wewnętrznym dokumencie danego centrum dystrybucyjnego. Adnotacja dotycząca różnicy ilości palet musi być podpisana przez kierowcę. Następnym działaniem logistycznym występującym w centrum dystrybucyjnym jest składowanie i przygotowanie towaru, które zależą od rodzaju prowadzonej dystrybucji i wymagań klientów. Wspólnym elementem jest tutaj złożenie zamówienia przez klienta na określony towar.

    Klient może złożyć to zamówienie do centrum dystrybucyjnego poprzez:
    • zintegrowany system informatyczny z klientem;
    • internet w określonym formacie;
    • wysyłając zamówienie faksem;
    • elektroniczną wymianę danych (EDI);

    W zależności od sposobu złożenia zamówienia musi ono być odpowiednio przetworzone, podzielone i przydzielone. Pierwszy i ostatni etap zawsze rozpoczyna się w biurze działu zajmującego się wydanie pracy dla magazynu. W zależności od prowadzonej dystrybucji wyróżnia się:

    1. Magazyn Centralny:

      • zazwyczaj posiada pełną gamę artykułów, którymi się zainteresowani klienci;
      • termin dostawy artykułów do magazynu nie ma tu znaczenia ponieważ towary są   brane z zapasu magazynowego według metody FIFO lub innych metod obowiązujących;
      • centra posiadają 14-dniowy zapas magazynowy, który eliminuje ryzyko braku określonego towaru;
      • na podstawie dostarczonych zamówień klientów, następuje uruchomienie pracy na magazynie, które ma na celu przygotowanie towaru do wysyłki;

    Praca na magazynie może wyglądać różnie w zależności od rozwinięcia technologicznego danej jednostki. Magazynier może otrzymać wydrukowany dokument z poszczególnymi zadaniami do wykonania, a może również wszystkie informacje otrzymać na wyświetlaczu urządzenia, na którym pracuje- w bardziej rozwiniętej firmie. Pracownik musi potwierdzić wszystkie wykonane czynności na kartce lub na wyświetlaczu. Każda z firma posiada własne, wypróbowane i sprawdzone metody przygotowania materiałów przez magazyniera.

      • w takiej metodzie przygotowania stosuje się najczęściej ustawienie magazynu regałowego, gdzie występuje strefa wysokiego składowania i strefa, z której pracownicy pobierają towar do kompletacji;
      • magazyn powinien być dobrze opisany i podzielony na odpowiednie strefy (skład, przygotowanie, zwroty, uszkodzenia, oczekujące)
      • z takiej metody korzystają duże i średnie sieci handlowe oraz duże, średnie i małe jednostki sprzedażowe, różnica polega tylko na rodzaju opakowania zamawianego towaru oraz środka transportu;
    1. Magazyn przeładunkowy- Cross Docking:

      • jest tytko pośrednikiem pomiędzy sprzedawcą, a producentem;
      • termin dostawy towarów do magazynu jest istotny, ponieważ centrum musi wcześniej zaplanować wysyłkę do klienta;
      • zamówienie zostaje złożone bezpośrednio do producenta, który przesyła już przygotowany towar do centrum dystrybucyjnego, przesyłka zawiera te materiały, które zamówił klient razem z zaznaczonym miejscem docelowym;
      • nie ma kompletacji towaru na magazynie, ponieważ towar został przygotowany już u producenta i tutaj tylko następuje proces transportowy i magazynowy.
      • wysyłka towaru do klienta następuje zazwyczaj w tym samym dniu co odbiór towaru od producenta;
      • towar wysyłany jest do klienta na podstawie dokumentów producenta, centrum dystrybucyjne jedynie potwierdza przesłanie przesyłki;
    2. Pick-by-line:

    – centrum dystrybucyjne jest tylko chwilowym właścicielem towaru;
    – termin dostawy jest bardzo ważny, ponieważ towar przygotowywany jest z artykułów wcześniej zamówionych przez klienta;
    – klient sam bezpośrednio wysyła zamówienie do producenta odnośnie zapotrzebowania poszczególnych punktów sprzedażowych;
    – na podstawie dostarczonego towaru magazyn przygotowuje towar dla poszczególnych jednostek;
    – producent dostarcza ilości zamówionego towaru dla wszystkich placówek do centrum i tam na podstawie dostarczonego towaru, określonego dostawcy rozdziela towar na różne punkty docelowe;
    – wszystkie te operacje są zapisywane według ustalonych procedur magazynowych, jak również są kontrolowane przez odpowiedni system sterujący;
    – towar na magazynie nie pozostaje dłużej niż 2-3 dni;
    – metoda ta wymaga dużych powierzchni magazynowych, gdzie przyjęty towar jest zaraz rozdysponowywany na poszczególne placówki handlowe;
    – z tej metody korzystają głównie duże sieci handlowe;

    Wszystkie czynności dokonywane na magazynie w związku z przygotowaniem towaru powinny być dokładnie przeanalizowane. Duże znaczenie w całym procesie magazynowym ma sprawne planowanie, dzięki któremu możliwa jest optymalizacja kosztów.

                 Każde centrum dystrybucyjne ma ściśle określone reguły, zasady i procedury, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Procedury te powinny być jasne i zrozumiałe dla pracowników. Wszystkie operacje wewnętrzne wykonane na magazynie muszą być odnotowane i księgowane w archiwach magazynowych. Dzięki temu, w przypadku pojawienia się jakiegoś problemu istnieje możliwość odtworzenia konkretnej operacji. Można znaleźć informacje dotyczące przyjęcia, korekty, inwentaryzacji, wysyłki czy przemieszczenia danego towaru.

    Większość dobrze funkcjonujących centrów dystrybucyjnych opiera swoją pracę na specjalistycznych systemach informatyczny, które wytyczają pracę całego magazynu. Pomimo tego nie da się uciec od tzw. biurokracji- jest ona niezbędna do szybkiego określenia problemu, jak również do w celu dodatkowej archiwizacji wszystkich operacji.

    Do podstawowych  czynności magazynowych występujących w każdym centrum dystrybucji możemy zaliczyć:
    • codzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne planowanie operacji transportowych i magazynowych związanych z zabezpieczeniem sprzętu, czy personelu;
    • cykliczne, częściowe inwentaryzacje magazynu, mające na celu kontrolę strat znanych i nieznanych oraz spójność działań magazynowych;
    • dokładna i precyzyjna polityka obrotu opakowaniami;
    • kontrola i monitoring personalnych i sprzętowych wskaźników magazynowych;
    • stały nadzór nad systemem transportowym i magazynowym w celu kontroli poprawności operacji magazynowych;

    Ostatnim z działań logistycznych występujących w centrum dystrybucji jest wysyłka towaru, po której już pozostaje tylko transport towaru do sklepu docelowego, skąd trafia on do finalnego odbiorcy, czyli do klienta.

    Operacje towarzyszące wysyłce towaru to:

    • załadunek towaru;

    Gotowy towar przeznaczony do załadunku i wysyłki powinien znajdować się w specjalnie wyznaczonej części magazynu tzn. w strefie wysyłkowej. Każda paleta z towarem powinna zawierać informację o punkcie docelowym do jakiego jest przeznaczona. Zależnie od polityki wewnętrznej poszczególnych centrów mogą znajdować się tam jeszcze inne informacje. Najczęściej centra korzystają ze specjalnych etykiet informujących, co z danym towarem zrobić, kto jest jego odbiorcą. Bardzo ważną informacją podczas załadunku jest kolejność umieszczania towaru w samochodzie. Jest to związane z kolejnymi punktami rozładunkowymi na trasie. Właściwa kolejność umożliwi sprawny rozładunek w poszczególnych miejscach rozładunku. Istnieje taki dokument jak plan załadunkowy, czy szkic załadunkowy, który zawiera informacje o ilości i specyfikacji wszystkich towarów, które mają być wysłane do poszczególnych odbiorców. Informuje, w jakiej kolejności towar ma być ładowany na samochód. Dodatkowo na tym dokumencie powinna być odnotowana specyfikacja opakowań, które podlegają rozliczeniom finansowym. Z planu załadunku korzystają osoby ładujące towar na magazynie i kierowcy. Każdy załadowany pojazd opuszczający magazyn powinien być zaplombowany w celu zabezpieczenia towaru. Minimalizuje to możliwość braków towaru w dostawie. Każda plomba ma swój numer, który powinien zostać umieszczony na liście przewozowym i podpisany przez osobę upoważnioną i kierowcę. Plombę zakłada pracownik magazynu, a sprawdza osoba odpowiedzialna za wysyłkę towaru.
    b)przygotowanie i wydanie odpowiednich dokumentów wysyłkowych;

    Kierowca wyjeżdżający z towarem z centrum dystrybucyjnego powinien posiadać takie dokumenty:

    • list przewozowy- „zlecenie przewozu”.

    W nim znajdują się informacje dotyczące kolejnych miejsc rozładunku, ilości towaru, palet oraz przewidywana data dostarczenia towarów. Na liście musi być podany numer plomby oraz wszystkie punkty rozładunku wraz z zaznaczeniem ilości palet, opakowań przewidzianych dla danego sklepu. Kierowca lub osoba ładująca towar powinna sprawdzić ilość palet wpisaną na list przewozowy z rzeczywistą ilością znajdującą się na samochodzie. W dokumencie powinien znaleźć się również podpis osoby odpowiedzialnej za wysyłkę i kierowcy.

    • dowód dostawy- dokument WZ

    Klient pośredni na podstawie tego dokumentu przyjmuje towar. Często dokument dostawy zastępowany jest fakturą. Jest to uzależnione od jednostki finansującej. Podstawowe informacje, które zawiera ten dokument to: informacje dotyczące odbiorcy (nazwa, adres, nr odbiorcy), nr transportu i nr WZ. Dodatkowo mogą się znajdować informacje dotyczące jakości i ilości towaru dostarczonego, daty przydatności do spożycia, czy też informacje o zastosowanym opakowaniu. Czasami dokument dostawy może pełnić funkcję dokumentu HDI ( Handlowy Dokument Identyfikacyjny).

    • Handlowy Dokument Identyfikacyjny

    Jest to dokument wymagany dla produktów pochodzenia zwierzęcego. Musi zawierać nr weterynaryjny, nazwę i adres zakładu wytwarzającego produkt, nazwę i adres dostawcy, kraj pochodzenia produktu, kraj pochodzenia surowca, sumę opakowań w dostawie, nr partii i datę przydatności do spożycia. W przypadku produktów mięsnych mrożonych musi być także podana data zamrożenia.

    • dodatkowymi dokumentami, które mogą się pojawić są listy paczkowania opisujące specyfikę poszczególnych palet dostarczanego towaru. Usprawniają one proces przyjęcia towaru u klienta pośredniego, jak również podczas przyjęcia towaru w centrum.

    Najważniejszym działaniem w dystrybucji i logistyce jest planowanie, które powinno się opierać na sprawdzonych już wartościach i wskaźnikach liczbowych. Bez dobrego planowania nie jest możliwe efektywne funkcjonowanie centrum dystrybucyjnego. W celu  zoptymalizowania kosztów niezbędna jest dobra współpraca pomiędzy poszczególnymi działami: transportu, magazynu i administracji. W przypadku podejmowania decyzji poszczególnych działów na własną rękę centrum nie będzie wstanie osiągnąć sukcesu.

    Wszystkie etapy dystrybucyjno-logistyczne mają pośrednio zagwarantować sukces końcowy- czyli zakup towaru przez klienta.